In veel organisaties is het registreren van bestede uren bittere noodzaak. Toch wordt dit door veel medewerkers als een last ervaren. It’s Us zet de software van Exact in voor planning- en urenregistratie waarin gebruikers op een laagdrempelige manier hun uren kunnen registreren. Hierdoor worden de uren sneller verwerkt en is stuurinformatie sneller beschikbaar voor waardevolle inzichten in projectrealisatie.

​

​

​

“We duiken graag in de wereld van de klant om een goed beeld te krijgen van specifieke bedrijfsprocessen en stellen dan vast waar er verbeterkansen liggen in bijvoorbeeld planning, kwaliteit, efficiency of rapportage”, aldus Michel ten Dam, Business Consultant bij It’s Us. “Het is daarbij belangrijk om informatie op te halen bij medewerkers uit alle gelederen van een organisatie. Op die manier komen we tot een oplossing die breed gedragen wordt. En omdat we tijdens dit proces veel expertise hebben opgebouwd, kunnen we hierover als geen ander adviseren.”

 

Budget versus realisatie

Om grip en inzicht te krijgen op urenbesteding maakt It’s Us gebruik van de Professional Services oplossing in Exact Synergy Enterprise, gecombineerd met Exact Globe+ voor facturatie en financiële afhandeling. “Vaak wordt dat nog aangevuld met add-ons voor het stroomlijnen van de gegevensstroom en het opstellen van rapportages”, verduidelijkt Michel. “Exact biedt veel standaard rapportagemogelijkheden, maar voor gedetailleerde en klantspecifieke rapportages kunnen we altijd een beroep doen op ons eigen SaaS-platform Roger. Op die manier automatiseren we het hele proces van het eerste contact tot aan de facturatie.” 

 

Kaizen

Bij It’s Us omarmen we het Kaizen-principe. Michel ten Dam: “Dat staat voor continu verbeteren. Met andere woorden dat we niet alleen op zoek zijn naar kortetermijnoplossingen, maar een proces van continue verbetering in gang zetten. Door samenwerking met medewerkers en de focus op verbetering, zorgen we ervoor dat de bedrijfsprocessen steeds efficiënter worden. Door deze aanpak wordt de klant ook wendbaarder en kan daardoor sneller reageren op veranderingen in de markt.” Recent nog heeft It’s Us een oplossing voor planning en urenregistratie gebouwd voor een consultancybedrijf in Amsterdam. “We hebben de processen zodanig efficiënt ingericht in Exact, dat zij met slechts vier backoffice medewerkers de financiële afhandeling van zo’n 300 medewerkers kunnen verzorgen. Ook hier blijven we nauw betrokken om processen continu te verbeteren.” 

 

Synergy App

Geautomatiseerde planning en urenregistratie levert tijdsbesparing, verbetering van de nauwkeurigheid, geautomatiseerde tariefbepaling en facturatie op. Maar volgens Michel zijn er ook voordelen ten aanzien van controle en validatiemogelijkheden. “Denk bijvoorbeeld aan het naleven van arbeidswetten en voorschriften. Daarnaast is er realtime inzicht in budget, planning, realisatie en facturatiegegevens, waardoor diverse rapportages eenvoudig gerealiseerd kunnen worden.” Michel merkt op dat er meer en meer gebruik wordt gemaakt van de mobiele applicatie, de standaard Synergy App. “Gebruikers kunnen bij wijze van spreken voordat ze de auto instappen na een klantbezoek een vinkje zetten bij de urenrealisatie en klaar is Kees. De Exact Synergy app biedt ook mogelijkheden om projectrapportages op te vragen, klantgegevens in te zien en dat maakt het heel gebruiksvriendelijk en laagdrempelig.