Salaris-administratie automatiseren
Uren registreren is één, daadwerkelijk tot de verloning komen is twee. Ook de complete salarisadministratie is volledig te automatiseren. Bij It’s Us hebben we daar over de jaren veel expertise in opgebouwd. We doen dat zelfs voor bedrijven met een complexe cao-structuur of bedrijven die werken met variabele contracten en onregelmatigheidstoeslagen.
Elke maand moet de financiële salarisjournaalpost worden aangemaakt in de boekhouding. Deze boekingen en bijbehorende loonstroken kunnen binnen de salarismodule in Exact met een eenmalige configuratie letterlijk in een paar klikken automatisch gegenereerd worden of worden aangeleverd als een import vanuit een extern salarispakket. In het laatste geval wordt de salarisboeking automatisch ingelezen.
Verschillende smaken
“Bedrijven die werken met een standaard contractverloning kunnen dat redelijk eenvoudig uit Exact halen”, zegt Frank Hugtenburg, Accountmanager bij It’s Us. “De bestede uren worden bijgehouden in Exact Synergy om hieraan de juiste looncomponenten te koppelen in Exact Globe+ en zo tot een verloning te komen. De uitdaging zit hem vooral bij bedrijven die werken met nuluren- en variabele contracten of onregelmatigheidstoeslagen. En juist daar ligt onze expertise.” It’s Us biedt een aantal smaken op het gebied van verloning: door middel van maatwerk in Exact Globe+, via Exact Salaris Plus (een samenwerking met Loket Software, red.) of via een koppeling met ons eigen integratieplatform Coretix. “Het is zelfs mogelijk om de volledige salarisadministratie aan It’s Us uit te besteden, waarvoor we samenwerken met Het Loonloket. Dat doen we in principe voor alle bedrijven, maar de ervaring leert dat vooral bedrijven met een meer complexere verloningstructuur hiervan gebruikmaken.”
Integratieplatform Coretix
De meest tijdrovende aspecten van salarisadministratie zijn volgens Frank onder meer het doorvoeren van mutaties en het overzetten van productie-uren in software van derden naar de salarisadministratie in Exact: “Dat lossen wij op door middel van ons integratieplatform Coretix. Het platform is ISO 27001 gecertificeerd en daarmee volledig volgens de richtlijnen en veilig. Bovendien voeren we periodiek controles uit en werken we uitsluitend samen met partners die diezelfde waarden en normen hanteren.” Bedrijven die al meer geautomatiseerd zijn kunnen gerust ook een deel van de verantwoordelijkheid bij de medewerkers neerleggen. “Via de Exact Synergy app bijvoorbeeld kunnen medewerkers zelf mutaties doen, zoals een adreswijziging of verlofregistratie. Met automatisering wordt de foutgevoeligheid naar het absolute nulpunt gebracht, gaat de efficiëntie er aanzienlijk op vooruit en kun je zelfs besparen op fte’s, zo hebben we al bij diverse klanten bewezen”, zegt Frank.
