Financiële taken effectief automatiseren
Exact is als ERP-systeem inzetbaar binnen verschillende afdelingen van een organisatie, maar uiteindelijk heeft alles een financiële consequentie. Doordat er op de achtergrond veel financiële boekingen automatisch plaatsvinden, moet de inrichting ervan optimaal zijn. It’s Us weet als geen ander hoe dat spel met Exact wordt gespeeld en helpt bedrijven om financiële taken effectief te automatiseren.
“We zien bij gemiddelde urenschrijvende organisaties dat die uren vaak nog handmatig worden bijgehouden in bijvoorbeeld Excel. Die gegevens worden vervolgens weer door iemand anders ingevoerd in het ERP-systeem. Oftewel dubbel werk met kans op fouten, ongeschreven uren (lekkage) of uren die niet tijdig in het systeem worden verwerkt.” Aan het woord is Erik Terwijn, Exact Business Consultant bij It’s Us, met een achtergrond in Bedrijfseconomie en meer dan 20 jaar ervaring in Exact. “Met de Professional Services oplossing in Exact Synergy, eventueel aangevuld met add-ons, verbinden we de urenregistratie automatisch met de goedkeurders en we zorgen er ook voor dat de uren direct financieel juist worden verwerkt.” Kortom, minder fouten, direct de cijfers inzichtelijk en geen dubbele invoer meer, dus efficiënter. Terwijn: “De verschillende urensoorten kunnen ook zodanig ingericht worden dat de juiste prijzen en grootboekrekeningen worden aangehouden, zodat de correcte financiële informatie direct voorhanden is om eventuele beslissingen te kunnen nemen.”
Samenspel tussen stamgegevens en financiële boeking
It’s Us kan een groot aantal financiële taken effectief automatiseren. “Behalve bij/aan de urenregistratie kun je ook denken aan het importeren van banktransacties door automatische uitwisseling met de Nederlandse banken, de salarisverwerking, afschrijvingen op de logistieke transacties en de voorraadherwaardering”, zo geeft Erik enkele voorbeelden. “Het is dan belangrijk dat Exact op de juiste wijze wordt geconfigureerd. Dat vraagt om kennis over de stamgegevens en bijbehorende inrichting die van belang zijn voor bepaalde financiële boekingen of registraties. Want vaak wordt dit samenspel onderschat. Daarnaast wordt er binnen Exact volgens een bepaalde standaardfunctionaliteit gewerkt, zodat de financiële afdeling bijvoorbeeld getriggerd wordt om een bepaalde handeling uit te voeren. Dat is allemaal prima te doen, zolang de gebruikers hierin worden opgeleid. Daarna is vastlegging en draagvlak van groot belang voor een goede financiële registratie en eindcijfers”, aldus Erik.
Grip en inzicht
Bij een goede klant van It’s Us zagen we een mooi voorbeeld van het automatiseren van de financiële taken. Het betreft een service- en productiebedrijf in Zaandam. Zij werken al jaren met Exact en vroegen It’s Us om de financiële taken ingrijpend te automatiseren. “Belangrijke reden hiervoor was dat ze het gevoel hadden dat er omzet werd gemist vanwege het gebrek aan grip en inzicht”, weet Erik. “Wij hebben het systeem zodanig ingericht dat de planning de uren vooraf kan inplannen. De monteurs krijgen op hun tablet deze uren te zien, weten vooraf waar ze naar toe moeten, kunnen deze uren realiseren en eventueel aanvullen met extra werk. De servicebon wordt ter plaatse digitaal ondertekend waarna deze activiteit terugkomt in de Exact-applicatie om gefactureerd te worden naar de klant. Daarnaast had de klant ook nog wensen die niet in de standaardfunctionaliteit aanwezig waren. Hiervoor hebben wij maatwerk geleverd, waardoor ze beter grip hebben op wat er moet worden doorbelast in verband met coulance, contract en garantie.”
“De prettige samenwerking en het meedenken met de klant tijdens deze implementatie hebben er tot op de dag van vandaag voor gezorgd dat ze meer grip hebben op de bestede uren en kunnen daardoor ook efficiënter factureren naar de eindklant”, concludeert Erik. “Bovendien gaan er geen uren meer verloren en leidt de automatisering tot minder klachten, waardoor er minder creditfacturen de deur uitgaan. Tot slot heeft de klant veel sneller en beter inzicht in zijn financiële positie bij langdurige opdrachten. De investering verdient zich dus snel terug.”
